La facturation est une étape cruciale dans la gestion d’une entreprise. Elle permet de formaliser la relation commerciale entre le vendeur ou prestataire de services et son client, mais elle doit également respecter un certain nombre de règles légales. En France, tout entrepreneur se doit de s’assurer que ses factures présentent plusieurs informations indispensables, sous peine de sanctions pouvant aller jusqu’à des amendes importantes. Dans cet article, nous passerons en revue les différentes mentions qui doivent absolument figurer dans vos factures.
Les informations relatives à l’identité des parties
La première chose à faire lors de la rédaction d’une facture est de mentionner correctement l’identité du vendeur/professionnel et celle du client. La présence de ces informations est essentielle pour déterminer qui est responsable en cas de litige.
L’identité du vendeur ou du prestataire de services
Afin de respecter la législation en vigueur, il est essentiel que la facture inclue les éléments suivants concernant le professionnel : son nom (ou dénomination sociale) et/ou son nom commercial pour garantir la transparence, l’adresse postale complète pour localiser le siège social de l’entreprise, les coordonnées téléphoniques et électroniques (téléphone fixe, adresse e-mail) pour faciliter la communication entre les parties, le numéro SIREN (Système d’Identification du Répertoire des Entreprises) attribué par l’INSEE lors de la création de l’établissement, assurant ainsi l’authentification du statut légal de l’entreprise. Pour les assujettis à la TVA, il est nécessaire d’indiquer le numéro individuel d’identification à la TVA sous la forme FRXX+le numéro SIRET.
L’identité du client
Il est tout aussi crucial d’inclure sur la facture toutes les informations relatives à l’identité du client, qu’il s’agisse d’un particulier ou d’un professionnel. Il convient donc de spécifier le nom et/ou la dénomination sociale du client (pour une société), l’adresse postale complète, et, le cas échéant, le numéro d’identification à la TVA intracommunautaire pour les professionnels.
Les détails concernant la prestation ou les produits vendus
Outre les informations sur l’ identité des parties, la facture doit aussi contenir des éléments spécifiques relatifs à la vente ou au service rendu. Cette partie a pour but de donner un maximum de clarté et de transparence aux clients sur les modalités de la transaction.
La description détaillée des produits ou services proposés
Parmi les éléments requis figurent notamment : une mention détaillée du service rendu ou des biens vendus, incluant leur nature (conseil, réparation, achat de matériel, etc.), la quantité, l’unité et le prix unitaire hors taxes pour chaque produit, le prix total hors taxes exprimé dans la devise choisie (généralement en euros).
De plus, si nécessaire, il est essentiel de préciser toute éventuelle exonération de TVA étayée par un fondement légal approprié, ou une remise commerciale applicable.
Les dates, références et conditions d’intervention
La clarté d’une facture exige plusieurs éléments essentiels tels que la date d’émission en France pour respecter les délais de paiement, la date de réalisation de la vente ou de la prestation, une référence unique sous forme de numéro pour chaque facture, la présentation des taux de TVA si nécessaire, et la mention précise des modalités de règlement ainsi que tous les détails des transactions financières, y compris le mode de paiement et les coordonnées bancaires.
Mentions supplémentaires possibles
D’autres informations peuvent être ajoutées pour améliorer la transparence de la facturation, voire pour assurer une meilleure protection juridique :
Les mentions légales associées aux pénalités en cas de retard de paiement
Afin de dissuader les clients susceptibles de causer des retards de paiement préjudiciables au professionnel, il est recommandé d’inclure explicitement les mentions relatives aux éventuelles pénalités, comprenant le taux annuel de pénalité en cas de retard (par défaut 3 fois le taux d’intérêt légal) et la pénalité forfaitaire pour frais de recouvrement. Elles ne sont applicables qu’en cas de dépassement du délai légal de paiement fixé à 30 jours après la date d’émission de celle-ci.
Clause de réserve de propriété
Afin de protéger les droits sur les biens vendus jusqu’à leur règlement intégral, il est possible d’inclure une clause de réserve de propriété. Cela précise que le transfert de propriété n’interviendra qu’une fois que l’acheteur aura payé la totalité du montant dû.
